Premier salarié : démarches et coût d'embauche
Avant d'embaucher, la déclaration préalable doit être faite, et le simulateur de l'Urssaf chiffre le coût total employeur à partir du salaire brut.
Embaucher un premier salarié commence par une formalité à accomplir avant son arrivée, puis par un calcul qui va bien au-delà du salaire brut. France Travail indique que la déclaration préalable à l'embauche doit être remplie avant l'embauche. Le simulateur de l'Urssaf permet ensuite de chiffrer le coût total de la rémunération avec les règles de 2026. Le montant final dépend du salaire, de la convention collective et des allègements applicables.
Quelles démarches faire avant et au moment de l'embauche ?
La première démarche est la déclaration préalable à l'embauche (DPAE), à déposer avant que le salarié ne commence. Selon France Travail, au 31/10/2026, elle peut être faite « au plus tôt, dans les huit jours qui précèdent » l'embauche.
La même page explique que cette déclaration unique couvre plusieurs formalités à la fois. Pour un envoi par courrier ou télécopie, France Travail précise qu'il suffit de retourner le formulaire à l'Urssaf ou à la MSA, au service déclaration d'embauche.
Un ordre de marche cohérent pour un premier recrutement :
- Repérer la convention collective applicable à l'activité.
- Simuler le coût de l'embauche à partir du salaire brut envisagé.
- Déposer la DPAE avant l'embauche, dans la fenêtre de huit jours indiquée par France Travail.
- Prévoir la couverture complémentaire santé collective.
Le registre du personnel et la visite médicale ne sont pas détaillés sur la page de France Travail citée ici. Leurs modalités et leurs délais sont à vérifier auprès de l'Urssaf, du service de santé au travail ou d'un expert-comptable.
Brut, net, coût employeur : quelle différence ?
Le salaire brut est le point de départ, le net est ce que perçoit le salarié, et le coût total employeur est ce que l'entreprise dépense réellement. Le simulateur de l'Urssaf est conçu pour passer de l'un à l'autre : sa page indique que, pour embaucher, on peut « calculer le coût total de la rémunération de votre salarié ».
Aucun pourcentage unique n'est donné sur les pages de l'Urssaf citées ici : il vaut mieux faire calculer le coût sur le salaire réel que l'estimer.
Quelles cotisations patronales, et quelles réductions de charges ?
Les cotisations patronales s'ajoutent au brut, mais une réduction dégressive vient en alléger une partie depuis 2026. L'Urssaf écrit que son simulateur « intègre les mises à jour de 2026, y compris la réduction générale dégressive unique (RGDU) ».
Bpifrance Création détaille les cotisations du régime général et mentionne, pour certaines d'entre elles, une limite « dans la limite de 192 240 € en 2026 ». Selon la même page, certaines cotisations sont neutralisées en droit commun par la RGDU depuis le 1er janvier 2026.
Le taux de réduction applicable à un salaire donné n'est pas indiqué sur ces pages. Seul un calcul sur le salaire réel, via le simulateur, donne un résultat exploitable.
CDI, CDD ou apprentissage : lequel pour un premier recrutement ?
Le choix dépend du besoin (durée, qualification recherchée, capacité à former), et les pages citées ici ne comparent pas le coût des trois contrats. Un seul élément chiffré les distingue : l'aide à l'embauche d'un apprenti, décrite par France Travail.
Pour un CDI ou un CDD, les durées, motifs de recours et indemnités ne sont pas indiqués sur les pages de l'Urssaf ou de France Travail citées. Un conseil juridique ou la direction départementale du travail peut préciser ce point selon la situation.
Quelles aides à l'embauche pour une très petite entreprise ?
L'aide la mieux documentée ici concerne l'apprentissage. France Travail indique que, depuis le 1er janvier 2026, elle est réservée aux entreprises de moins de 250 salariés, ce qui inclut les très petites structures.
| Situation de l'apprenti | Montant de l'aide | Condition indiquée | Source |
|---|---|---|---|
| Diplôme ou titre professionnel de niveau 3 ou 4 | 5 000 € | Entreprise de moins de 250 salariés | France Travail |
| Apprenti en situation de handicap | 6 000 € | Quelle que soit la taille de l'entreprise | France Travail |
Base : page France Travail sur l'aide unique à l'apprentissage, consultée le 31/10/2026.
L'Urssaf prévient par ailleurs qu'« il existe des aides différées à l'embauche qui ne sont pas toutes prises en compte par notre simulateur ». Le résultat du simulateur peut donc différer du coût final si une aide est obtenue.
Comment trouver la convention collective et que change-t-elle ?
La page « Trouver sa convention collective et ses accords d'entreprise » du Code du travail numérique rappelle que la convention collective « s'applique à toutes les entreprises et salariés d'un même secteur d'activité ».
L'accord d'entreprise, lui, « prévoit des règles propres à l'entreprise et à leurs salariés », selon la même page. Pour un premier salarié, il n'existe en général pas d'accord interne : c'est donc la convention de branche qu'il faut identifier.
Les minima de salaire et le nombre de jours de congés dépendent du texte de cette convention. Ils ne sont pas chiffrés sur la page citée ici : il faut les lire dans la convention de son secteur.
Quels coûts prévoir en plus du salaire ?
Le premier coût annexe est la complémentaire santé collective. Service-Public Entreprendre rappelle l'obligation de proposer une couverture complémentaire santé collective aux salariés. Selon la même page, la participation financière de l'employeur doit être « au moins égale à 50 % de la cotisation ».
Pour la médecine du travail, l'équipement et la formation, aucun montant n'est indiqué sur les pages de l'Urssaf, de France Travail ou de Service-Public Entreprendre citées ici. Ces postes sont à chiffrer par des devis, auprès du service de santé au travail et des organismes concernés.
Que disent ensemble les sources sur le coût final ?
Prises une à une, les pages officielles ne donnent chacune qu'un morceau du coût. Croisées, elles montrent ce que le simulateur couvre et ce qu'il faut ajouter à la main.
| Poste du coût | Ce que la source indique | Ce qu'elle ne dit pas | Source (consultée le 31/10/2026) |
|---|---|---|---|
| Rémunération et cotisations | Le simulateur calcule le coût total et intègre les règles 2026 dont la RGDU | Certaines aides différées ne sont pas prises en compte | Urssaf |
| Réductions de charges | Certaines cotisations sont neutralisées en droit commun par la RGDU depuis le 1er janvier 2026 | Le taux applicable à un salaire donné | Bpifrance Création |
| Aide à l'apprentissage | 5 000 € pour un diplôme ou titre professionnel de niveau 3 ou 4, dans une entreprise de moins de 250 salariés depuis le 1er janvier 2026 | Si le simulateur l'intègre | France Travail |
| Complémentaire santé | Participation de l'employeur au moins égale à 50 % de la cotisation | Le montant en euros | Service-Public Entreprendre |
La méthode qui en découle vaut quel que soit le secteur ou l'outil retenu : partir du coût total donné par un simulateur, vérifier quelles aides il ne prend pas en compte, puis ajouter à part la complémentaire santé et les postes non chiffrés (médecine du travail, équipement, formation).
Quel calendrier suivre, et sur quelle source s'appuyer à chaque étape ?
Les quatre sources officielles se répartissent le parcours d'un premier recrutement. Le tableau ci-dessous les range dans l'ordre où le dirigeant en a besoin, avec la date de chaque base.
| Étape | Ce que la source établit | Base et date | Source |
|---|---|---|---|
| Avant de chiffrer | La convention collective s'applique à toutes les entreprises et salariés d'un même secteur d'activité | Code du travail numérique, consulté le 31/10/2026 | Code du travail numérique |
| Au moment de chiffrer | Le simulateur donne le coût total de la rémunération avec les règles 2026, mais ne prend pas en compte toutes les aides différées | Urssaf, consulté le 31/10/2026 | Urssaf |
| Si l'embauche est un apprenti | Aide de 5 000 € (niveau 3 ou 4) ou 6 000 € (handicap) ; à ajouter à part si le simulateur ne l'intègre pas | France Travail, consulté le 31/10/2026 | France Travail |
| Avant l'arrivée du salarié | La DPAE doit être remplie avant l'embauche, au plus tôt dans les huit jours qui précèdent | France Travail, consulté le 31/10/2026 | France Travail |
| Pour la protection du salarié | Obligation de proposer une complémentaire santé collective, avec une participation de l'employeur d'au moins 50 % de la cotisation | Service-Public Entreprendre, publié le 20/01/2026 | Service-Public Entreprendre |
Cette grille reste valable quel que soit l'outil de simulation choisi : seules les lignes « chiffrer » et « apprenti » changent si le calcul est fait ailleurs que sur le simulateur de l'Urssaf.
Quels outils officiels pour simuler avant de s'engager ?
Deux services publics couvrent l'essentiel de la préparation, et un troisième concerne la déclaration elle-même.
| Outil | Ce qu'il fait | Limite indiquée | Source (consultée le 31/10/2026) |
|---|---|---|---|
| Simulateur salaire brut / net | Calcule le coût total employeur, avec les règles 2026 dont la RGDU | Certaines aides différées ne sont pas prises en compte | Urssaf |
| Outil convention collective | Retrouve la convention et les accords d'entreprise | Ne chiffre pas les minima | Code du travail numérique |
| Démarches de la DPAE | Explique comment déclarer l'embauche | Détail du registre et de la visite médicale non indiqué | France Travail |
Ces outils informent, sans remplacer l'avis d'un expert-comptable ou d'un juriste quand la situation de l'entreprise sort du cas général.
Sources
- Les démarches pour déclarer l'embauche de votre salarié, France Travail, consulté le 31/10/2026
- Une aide financière pour recruter un apprenti, France Travail, consulté le 31/10/2026
- Simulateur de salaire brut / net (coût total employeur), Mon-entreprise.urssaf.fr (Urssaf / DINUM), consulté le 31/10/2026
- Cotisations sociales du régime général des salariés, Bpifrance Création, consulté le 31/10/2026
- Quelle obligation pour l'employeur en matière de complémentaire santé ?, Service-Public Entreprendre (DILA), consulté le 31/10/2026
- Trouver sa convention collective et ses accords d'entreprise, Code du travail numérique, consulté le 31/10/2026
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